RouteConnect Track and Tracing

Auto van de zaak: Wie is er verantwoordelijk?

Tijd voor een overzicht van deze gecompliceerde regeling. De hoofdregel is als volgt: stelt u een auto ter beschikking aan uw werknemer dan moet u een bijtelling van 22%, per 1 januari 2008 25%, van de waarde van de auto in de loonadministratie verwerken. Hierbij neemt u de cataloguswaarde van de auto als uitgangspunt.

Van een ‘ter beschikkingstelling’ is sprake als de werknemer de auto naar eigen inzicht mag gebruiken; dus zowel zakelijk als privé.

! Let op: ook als u alle kosten ten aanzien van een eigen auto van de werknemer vergoedt, is er sprake van een auto van de zaak. Het feit dat een werknemer een eigen bijdrage is verschuldigd, doet hier niets aan af.

Betaalt u alleen een onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 per zakelijk kilometer voor het rijden met de privé-auto, dan is er geen sprake van een auto van de zaak.

Bijtelling
De bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak kan alleen achterwege blijven als de werknemer in een bepaald jaar minder dan 500 kilometer privé rijdt. Hoofdregel is dat de werkgever moet bewijzen dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé wordt gebruikt. Als ten onrechte geen bijtelling heeft plaatsgevonden dan is het de werkgever die een naheffingsaanslag loonbelasting opgelegd kan krijgen.
Om dit te voorkomen is de zogenoemde “Verklaring geen privégebruik’ geïntroduceerd.

Verklaring geen privégebruik

Krijgt de werkgever van de werknemer een afschrift van de deze verklaring overhandigd dan mag hij zonder consequenties afzien van de bijtelling. In deze verklaring verklaart de werknemer namelijk dat hij de auto voor minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé zal gaan gebruiken. De bewijslast ligt in deze situatie dan bij de werknemer. Als hij niet kan bewijzen dat hij de auto voor minder dan 500 kilometer privé gebruikt, dan wordt de naheffingsaanslag aan hem opgelegd in plaats van aan de werkgever. Dit geldt overigens óók voor de naheffingsaanslag Zorgverzekeringswet. De werkgever is in dat geval ook niet verplicht de inkomensafhankelijke bijdrage aan de werknemer te vergoeden.

Tip

Bewaart u altijd een kopie van de Verklaring geen privégebruik in uw salarisadministratie. Bent u ervan op de hoogte dat deze verklaring ten onrechte is afgegeven (bijvoorbeeld op basis van benzinebonnen) dan komt het risico van het niet bijtellen toch weer voor rekening van u!
Het kan even duren voordat de fiscus op het verzoek van de werknemer om een ‘Verklaring geen privégebruik’ reageert. Het verzoek mag daarom drie maanden lang als een Verklaring worden aangemerkt. Dat betekent dat u de bijtelling in deze ‘wachtperiode’ gewoon achterwege kunt laten. Bewaart u wel een kopie van het verzoek!
 
Aantonen of aannemelijk maken?
Gaat het om bewijs aanleveren, dan krijgen we te maken met twee vormen: 'aantonen' en 'aannemelijk maken'. Aantonen is een stuk zwaarder dan aannemelijk maken. Bij een auto van de zaak geldt dat aangetoond moet worden dat de auto voor minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Dat betekent eigenlijk dat het zwart op wit moet staan dat er geen privévoordeel is.
Heeft een werknemer een bovengenoemde verklaring aangevraagd en afgegeven dan betekent dat dat hij zélf de verantwoordelijkheid draagt dat deze verklaring terecht is afgegeven. De inspecteur kan de werknemer (op elk moment) vragen om te bewijzen dat deze verklaring terecht is afgegeven. De werknemer mag echter zelf bepalen hoe hij dit bewijs levert.
  
Kilometeradministratie
De meest gebruikelijke en voor de hand liggende vorm is de kilometeradministratie. De Minister van Financiën heeft een aantal eisen opgesteld waaraan een kilometeradministratie moet voldoen. Zo moeten de kenmerken van de auto, zoals het merk, kenteken en type in de rittenadministratie worden opgenomen. Daarnaast moet vermeld worden voor welke periode de auto ter beschikking is gesteld. En per rit moeten de kilometerstand aan begin en einde van de rit, de gevolgde route en de bezochte cliënt worden opgenomen. Tot slot moet duidelijk worden aangegeven of de rit zakelijk of privé was. Op de website van de Belastingdienst kunnen werknemers terecht voor een voorbeeld.

Brieven Belastingdienst
De Belastingdienst is eind 2006 begonnen met het versturen van brieven aan werknemers die een Verklaring geen privégebruik hadden aangevraagd. In deze brief vraagt de Belastingdienst de werknemer om aan te tonen dat de auto voor minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. De werknemer is hierdoor verplicht om informatie aan de inspecteur te overleggen, zoals de rittenadministratie, benzinebonnen, een afschrift van de zakelijke en privéagenda, garagerekeningen en het meest recente loonstrookje. 
Indirect wordt u als werkgever hier ook mee geconfronteerd. Het ligt namelijk voor de hand dat de werknemer weer bij u aanklopt voor gegevens waar hij zelf niet over beschikt, zoals de garagerekeningen. Zorgt u er dus voor dat u alle gegevens omtrent de lease-auto goed bewaart en op elk moment kan verstrekken aan uw werknemer!
 
Advies
De overheveling van de auto van de zaak van de inkomstenbelasting naar de loonbelasting per 2006 heeft in bepaalde opzichten de administratieve lasten voor werkgevers verzwaard. U bent als werkgever namelijk verantwoordelijk geworden voor een correcte inhouding en afdracht met betrekking tot het privégebruik. Dat is alleen anders als u een Verklaring geen privégebruik van uw werknemer heeft ontvangen. 
U doet er verstandig aan om alle gegevens met betrekking tot de lease-auto goed te bewaren. Vraagt de inspecteur de werknemer om te bewijzen dat de verklaring terecht is afgegeven, dan ligt het voor de hand dat de werknemer voor bepaalde gegevens toch weer bij u moet zijn!
 
Home Over RouteConnect Auto en bijtelling

RouteConnect B.V.
Gotlandstraat 46a - 7418 AX Deventer - Nederland
T: +31 (0)570 629240 - F: +31 (0)570 642202
E-mail: info@routeconnect.com - Web: www.routeconnect.com
KvK:
27276546